ATA: 22 de janeiro de 2010

· Coordenação do Evento:
Ficou decidido, na última reunião, que votaríamos em pessoas para integrar a Coordenação (um tutor e um bolsista dos PET UFRGS e um tutor e um bolsista dos PET PUCRS)

O PET Psicologia UFRGS conversou com a sua Tutora (Jaqueline) e juntos pensaram em alguns nomes de possíveis tutores para esta responsabilidade. Os nomes citados foram:

-Prof. Mauro (PET Ciências Sociais);

-Prof.Dulce (PUCRS/ Mediadora com o MEC);

Mas o professor Mauro não estava presente para dar seu parecer com relação ao assunto e a professora Dulce disse que assumiria se houvesse outro tutor junto, mas que ela não tem vínculo com grupo PET mesmo, só com o MEC, então alegou não ser a pessoa mais adequada para ocupar esta função.

Houve também a dificuldade de conseguir membros dispostos a integrar coordenação pela atribuição de cobrança frente a outras comissões – possível sobrecarga; sugestão de alteração da função de “cobrança” para “coordenação”.

Muitos tutores não estavam presentes na reunião também, isso dificultou a escolha dos membros tutores da coordenação.

Ficou decidido, então, que a escolha de coordenador será feita nas reuniões de tutores – encaminhamento para tutores UFRGS para discussão na reunião de planejamento (28/01) e encaminhamento similar na PUCRS: feedback para secretaria até 28/01.
Na reunião do dia 29 de janeiro, já haverá uma decisão de quem serão os tutores integrantes da coordenação.

Com relação aos bolsistas coordenadores, ficou decido serão:
- Jules do PET-Odonto/UFRGS
-Flávio do PET Química/PUCRS

· Discussão das sugestões do site e arte. Decisão Final.
Foi eleita a opção um (cuia), feita pelo bolsista Brandel PET educação Física UFRGS.
Algumas alterações:
-Trocar de XVIII SULPET para XIII SULPET;
-Colocar o logo da PUCRS também;

· Alojamento:
Contato Comissão Alojamento: petletras@ufrgs.br

Possibilidade de alojamento:

-ACM
-Parobé
-Paulo da Gama

O ACM tem acomodações para 300 pessoas; para mais lugares, sugere-se a utilização da escola Paulo da Gama com a colocação dos containers com chuveiros, abrindo outras pelo menos 300 vagas. Há a possibilidade, também, de uso do ginásio da ACM para assembléia; o contato ainda está pendente.

O Parobé tem disponíveis somente de 6 a 10 salas; em caso de alojamento na ACM, proximidade é uma vantagem, mesmo que com poucas salas disponíveis. Juntamente com atividades na Reitoria e na Escola de Administração/ UFRGS, torna o deslocamento prático para os alojados: preferência para locais próximos entre si, na região central.

Também houve a sugestão de usarmos algumas escolas públicas próximas ao Parobé.

O evento tem como possibilidade de sede (para as atividades) no Parobé, Escola de Administração e Reitoria UFRGS (bem como outros prédios do Campus Centro; Faculdade de Direito fica livre no turno da tarde, por exemplo)

Possibilidades de possíveis sedes para o evento:

-Parobé, Escola de Administração e FACED/UFRGS
-ESEF

Se o evento acontecer no Parobé e na escola de administração da UFRGS, o alojamento deve ser próximo. Concentração do evento no centro de Porto Alegre.

A ESEF (UFRGS) pode sediar as atividades e é uma possibilidade de alojamento. Precisarão ser alugados containers, caso possa ser alojamento. Também é próximo a shopping e restaurantes, isso facilita a alimentação no final de semana (sugestão de elaboração de guia para os participantes com opções de alimentação na região da ESEF).
Tutora Janine PET Educação Física/UFRGS ficará responsável de trazer, até o dia 29, um parecer sobre.

Sugestão de locais extra-alojamento para petianos ficarem para o SULPET:
-Casa de estudante

Sugestão do Flávio PET Química/PUCRS, pois há 30 vagas na casa onde mora.

Até o dia 29 trarão parecer sobre tudo, para que possamos decidir logo.
Comissão Divulgação se propõe a ajudar quanto ao contato com Parobé.

· Alimentação
Sugestão de fornecimento de quentinhas para participantes no sábado e, se o evento for na ESEF, fazer um acordo com RU para almoço na sexta-feira e ver a possibilidade de abrir o RU no fim-de-semana, mas a possibilidade é remota, pois além de ser fim-de-semana é feriado.

- Maiores encaminhamentos na questão de alimentação ficam pendentes, pois necessitam da decisão de alojamento e evento.

- Conversarão com o Prof. Alfio (PET Info/PUCRS) e Prof.Dante (PET computação/ UFRGS) quanto a patrocínio de coffee breaks, etc.

· Prós e contras da certificação CEPUC
Profa. Dulce falará com Pró-reitora na segunda-feira, pois a responsável está de férias.
Prazo: Próxima reunião

-A secretaria mandará e-mail para o professor Seferin pedindo o orçamento total e enviará para todos.

· Patrocínios
Quanto a patrocínio para eventos regionais, Profa. Dulce ainda não obteve retorno do MEC com relação à verba.

Dáfini (PET Odonto/ UFRGS) mostrou como foi feito no SULPET de Curitiba, irá enviar para todos por e-mail ainda hoje.
Eles fizeram pacotes com os benefícios para os patrocinadores, dependendo da verba disponibilizada por eles.

Prof. Alfio e Prof. Dante farão reuniões quanto aos patrocinadores, tentarão trazer um parecer na próxima reunião.

· Empresa financeira – FLE
O pagamento das inscrições pode ser feito com boleto (R$2,50 por boleto) ou cheque nominal (R$2,75 por cheque), que sai mais em conta pois um grupo pode pagar com o mesmo cheque para todos os bolsistas, já com o boleto seria um por bolsista, gerando um gasto muito grande.

Ainda não foi decidido o que fazer, precisamos dos patrocínios e do valor da inscrição, pois ainda não temos nada de dinheiro para saber o que podemos gastar ou não.

· Organização:
Foi votado que a organização usará um colete, ao invés de camiseta. Pois o colete é mais confortável (com relação ao frio, pode-se colocar mais roupas por baixo) e podemos doar para alguma escola depois.

ENCAMINHAMENTOS:
-Os nomes dos professores que farão parte da coordenação serão enviados até o dia 28 de janeiro para a secretaria e no dia 29 de janeiro será anunciado na reunião;
Alterações no logotipo do SULPET, troca de XVIII para XIII, e inserção do logo da PUCRS;
-Comissões de alojamento e divulgação trarão, mais ou menos, respostas sobre os locais para o evento e alojamento, para que possamos decidir logo;
Tutora Janine PET Educação Física/UFRGS trará a resposta se poderemos ou não utilizar a ESEF até o dia 29;
-Professora Dulce e Comissão de secretaria trarão um parecer com relação ao CEPUC emitir os certificados na reunião do dia 29 de janiero;
-Prof. Alfio e Prof. Dante trarão alguma novidade sobre patrocínio na reunião do dia 29 de janeiro;
-Secretaria mandará e-mail para Prof.Seferin pedindo o orçamento geral do evento e encaminhará, se receber, até o final dessa semana por e-mail para todas as comissões;

PRÓXIMA REUNIÃO, 29/01, PRÉDIO 11, SALA 407
Pauta da reunião do dia 29 de janeiro:

· - Respostas de locais para atividades e alojamento

· - Escolha de tutores coordenadores

· - Orçamento

· - Patrocínio

· - Valor e abertura das inscrições

· - FLE: recebimento das inscrições por cheque ou boleto

ATA DA REUNIÃO SULPET2010 DO DIA 15 DE JANERO

Orçamento
Comissão científica:

Oito palestrantes:

Hotel- 150,00 (diária; 3 diárias)

Passagem: R$ 400,00 (o trecho)

Despesas diária: R$50,00

Total: R$11.600,00



Comissão de Alimentação:

Depende do local que será o evento. Não estão conseguindo fazer o orçamento por causa disso. As estimativas feitas pelas empresas são muito diferentes, depende do local.

Site:

Conseguiram uma parceria para a hospedagem do site do SULPET 2010.

O site está mais ou menos pronto.

Logística:

Total: R$ 13.427,50

Alojamento:

Pão dos pobres: a escola terá um evento no dia.

ACM: R$10,00 (por dia)

Tem 40 chuveiros, segurança, 12 salas.

Paulo da gama: Containers: R$1.000,00

Valor por aluno: R$ 1,00

Colégio Militar: Necessita de ofício. É um colégio de boa localização e segurança.

Julio de Castilhos: pretendem falar com eles.

Escola de administração da UFRGS e Parobé são próximos do ACM .

Contato com os colégios (Parobé e Escola de administração da UFRGS): Tutora do PET Letras UFRGS.

Todos que tiverem patrocínios em vista entrar em contato o mais rápido possível.

-Falar com o professor Alfio (Info-PUCRS) sobre a comissão de patrocínio.

-Temos que ver com o MEC a verba destinada para eventos regionais. (Responsáveis: PET computação UFRGS e Professora Dulce)

Organização Cultural e eventos:

Já enviaram orçamento.



Site
Inscrição:

Opção: com ou sem camiseta

Instituição de origem

Menu:

Hotéis

PET Informática enviará telas para que as comissões possam dar sugestões de layout/conteúdos. Até dia 20/01, cada comissão deverá enviar lista com especificações para pet@inf.ufrgs.br.

Palestrantes
Participantes de outras edições, mestres com artigos publicados sobre PET, integrantes SeSu e Comissão de avaliação.

Comissão Científica: será feita avaliações sobre cada trabalho enviado e dividido em áreas de origem.

15 de abril – envio de inscrição dos trabalhos para haver tempo hábil de resposta aos participantes.

Empresa de organização
FLE (Fundação Luiz Englert) – faz intermédio entre banco e os responsáveis pelas inscrições. Única forma de utilização de dinheiro da SeSu é através de cheque nominal. Não há possibilidade de utilização de boleto.

Dessa forma, precisamos de uma empresa para o pagamento das inscrições; necessidade de CNPJ/CPF.

Comissão Secretaria Enviar para Seferin seferin@pucrs.br Financeiro - orçamentos

Coordenação do Evento
Na próxima reunião, convocação da presença dos tutores para decisão final dos representantes (tutores e petianos).

Lista de responsabilidades:

1. Comunicação com fundação/empresa encarregada das inscrições.

2. Comunicação/ Cobrança com os grupos quanto ao andamento das tarefas.

3. Representação externa (assinaturas, certificados,etc).

Logo
Comissão Divulgação: Envio da arte até segunda-feira (18/01) para discutir/opinar e trazer as sugestões na próxima reunião.

Prós e contras de certificação pelo CEPUC a cargo da Comissão de Secretaria.
Durante a próxima semana, comissão secretaria tentará contato novamente.

Patrocínios
Comissão Divulgação se disponibiliza a buscar Banco Itaú e ver como funcionou o patrocínio no evento anterior. Os contatos se darão de forma individualizada; não há comissão específica.

EMAIL DO GRUPO DE DISCUSSÃO: ORG_SULPET@GOOGLEGROUPS.COM

Próxima reunião dia 22/01 – 9h

1. Coordenação do Evento

2. Discussão das sugestões do site e arte. Decisão Final.

3. Alojamento: Comissão Divulgação se propõe a ajudar quanto ao contato com Parobé. Contato Comissão Alojamento: petletras@ufrgs.br

4. Alimentação

5. Prós e contras da certificação CEPUC

6. Patrocínios

7. Empresa financeira - FLE

Ata da reunião 8 de janeiro

• - Projeto semi-pronto foi enviado somente para o tutor do PET-Química, mas deverá ser encaminhado para os outros PETs

• - Sugestão de fornecimento de canetas e pastas pelo Banrisul; ou possibilidade de confecção de pastas com o logo do evento pela gráfica da UFRGS

• - Alojamento: foi feita lista de locais, tutora entrará em contato (inclusive pão dos pobres). Possibilidade de colocação de container com 12 chuveiros no Paulo da Gama a R$ 1.000. É questionada, na reunião, a obrigatoriedade do fornecimento de alojamento pela organização

• - Alimentação: fez lista de potenciais patrocinadores, enviará projeto quando estiver pronto

• - Científica: quanto a palestrantes, fez lista inicial.

Total de R$ 11.600 em gastos estimados para trazer oito palestrantes. Para a abertura, necessita trazer uma pessoa da SeSU e uma do CENAPET. Estão abertos a sugestões de palestrantes.

• - Org. Cultural e festas: SESC conta somente com hotel, não sendo inteiramente adequado para atividades, ficando pendente conforme o que for oferecido pelo Pão dos Pobres. Citam indisponibilidade do PET-Geografia para reuniões da comissão. Para a reserva da Casa do Gaúcho, necessitam pagar 20% do valor total – possibilidade de fornecer jantar no dia da festa (isenta aluguel do local e pagamento de garçons) ou não

• - Material de apoio e divulgação: pedem sugestões de arte a serem enviadas até o dia 15/01 (preferencialmente o quanto antes, a princípio, dia 15 tudo já deverá estar encaminhado) para os PETs Psico e Odonto – UFRGS, para serem sujeitas a votação na reunião seguinte. Pedem, também, o envio dos logos de cada PET para a comissão. Foi estipulado o limite de três cores para a arte, pelo orçamento da confecção dos brindes. Possibilidade de negociar com gráfica da UFRGS para material impresso

• - Secretaria: foi feita previsão preliminar de custos, que fica pendente conforme 1. Delimitação de atribuições da Comissão de Divulgação e 2. Definição quanto a que organização fará a confecção de certificados. Necessita, também, do projeto para maiores encaminhamentos

• - Site: Cobrar da Info-UFRGS apresentação do que já foi feito até o momento, caso sem resposta, transferir a atribuição para Info-PUCRS.

• - Para a próxima reunião, deverão ser escolhidos representantes da organização do evento: um tutor da UFRGS, um tutor da PUCRS, e um bolsista de cada universidade.

• - Prioridades: organização do site e do recebimento das inscrições.

Prazo até dia 15/01 para adesão dos PETs que não se manifestaram até o momento – em caso de desistência, haverá redistribuição das tarefas

Para a próxima reunião (15/01, 9h):

1. Orçamento

2. Alojamento

3. Site

4. Palestrantes

5. Empresa de organização

6. Coordenação do Evento

7. Logo

8. Prós e contras de certificação pelo CEPUC a cargo da Comissão de Secretaria

Reunião Sulpet 2010
18 de Dezembro, 2009 as 9hrs (Prédio 32- PUCRS, sala: 412)

A reunião começou com a notícia de que o colégio Tiradentes não poderia ser mais alojamento para o Evento. Voltamos,então, com a idéia de usar o Colégio Paulo da Gama, mas o mesmo, além de ser contramão (a tutora do PET Biologia PUCRS, Elke, afirmou isso), não há espaço para ser alojamento, pois não tem chuveiros. O tutor do PET Química da PUCRS, Marcos Seferin, trouxe a possibilidade de utilizarmos o Pão dos Pobres, na cidade baixa, pois fica próximo da UFRGS e da Casa do Gaúcho. O local oferece infra-estrutura para alojamento, contudo, talvez não possa sediar todo o evento, pois possui apenas cinco salas com capacidade para quarenta e cinco pessoas cada uma, um auditório para 250 pessoas e um ginásio. A sugestão foi fazer as GTs e encontro por áreas na UFRGS no Sábado. Na Pão dos Pobres tem lugar para 300 pessoas ficarem, como o evento é para 600 pessoas, pensamos em disponibilizar no site outro locais como hotéis, pousadas próximas e baratas para que as pessoas possam se hospedar. A comissão de Alojamento ficou de continuar o contato com a Pão dos Pobres e o PET Educação Física UFRGS ficou de olhar o SESC Campestre, que também seria um bom local com espaço para fazer todo o evento.
A comissão de alimentação pediu para finalizarmos o projeto, pois só a partir disso poderão pedir patrocinadores. Eles ficarão responsáveis, durante o evento, pelo café da manhã, coffe break e almoço, deixando a janta para a organização da comissão de eventos juntamente com a casa do gaúcho.
Devido as inúmeras discussões com relação ao título, tema e subtítulo do SulPET, fizemos uma nova votação para definir estas coisas.
Decidimos que o título do evento é: XVIII SulPET , e houve uma votação para o subtítulo e tema, que serão o mesmo.
A sugetões dadas foram:
1. PET dentro e fora da universidade: função e funcionamento (este era o tem e subtítulo anterior, votado em interpetão)
2. PET: refletindo sobre a nova organização
3. (Refletindo) Organização e qualidade na educação tutorial
4. Repercussões internas e externas do PET
5. Revisão do olhar sobre o PET 2010
6. PET: Função e funcionamento
7. PET: função e funcionamento: repercussões internas e externas
A partir das sugestões, cada grupo deu um voto. A opção de cada grupo segue abaixo:
• PET Letras (PUCRS): opção 6
• PET Odonto (UFRGS): opção 6
• PET Psico (UFRGS): opção 6
• PET informática (PUCRS): opção 4
• PET engenharia Civil (UFRGS): opção 6
• PET Psico (PUCRS): opção 4
• PET Ciências Sociais (PUCRS): opção 6
• PET Biologia (UFRGS): opção 6
• PET Letras (UFRGS): opção 4
• PET Educação Física (UFRGS): opção 6
• PET Geografia (UFRGS): opção 6
• PET Biologia (PUCRS): opção 4
• PET Química (PUCRS): opção 4

Opção seis foi a mais votada (oito votos), segundo lugar a opção quatro (cinco votos).
O SulPET, então, tem seu título e subtítulo redefinidos:

XIII SulPET
PET: função e funcionamento
A comissão de finanças esta entrando em contato com empresas de gestão de eventos e farão reuniões com elas. Também entrarão em contato com fundações (Irmão José Otão, Faufrgs),juntamente com o PET engenharia civil da UFRGS.


Encaminhamentos:

• Próxima reunião:
Data: 08/01
Horário: 9h
Local: PUCRS- prédio 32
• Cada comissão ficou responsável de enviar para a comissão científica e de finanças a estimativa do que irá gastar (um orçamento, não precisa necessariamente ser certo, mas só um esboço), mandar, ATÉ O DIA 15 DE JANEIRO, para:
seferin@pucrs.br
mauro_roese@yahoo.com.br

• COMISSÃO DE ALOJAMENTO:
Farão contato com o Pão dos Pobres e com outros locais que possam servir de alojamento.
Prazo: Até a próxima reunião (08/01)
• COMISSÃO DE ALIMENTAÇÃO:
Precisam do projeto pronto para pedir patrocínio dos alimentos.
Durante o evento, ficarão responsáveis pelos cafés da manhã e coffe break.
• COMISSÃO CIENTÍFICA:
Mandarão o projeto pronto.
Prazo: Até a próxima reunião (08/01), de preferência antes.
Mandarão o projeto incompleto (mais ou menos pronto).
Prazo: Até o final desta semana (25/12 – Sexta -feira)
• COMISSÃO CIENTÍFICA
Para fazer o seu trabalho precisam saber qual será o espaço e a infra-estrutura do local do evento. Mas quem quiser dar sugestões e idéias, pode mandar para o e-mail deles: petcivil@ufrgs.br
Eles precisam, também, da programação do evento, e saber todas as informações, dôo que vai acontecer, do que os palestrantes precisam, etc.
• COMISSÃO DE ORGANIZAÇÃO CULTURAL E FESTAS
Verão o SESC para alojamento, para ajudar a comissão de alojamento. Farão reunião entre eles (PET Educação física, UFRGS e PET Geografia, UFRGS).
• COMISSÃO DE MATERIAL DE APOIO E DIVULGAÇÃO:
Precisam saber, o quanto antes, se haverá patrocinadores.
Trarão o esboço da arte do evento.
Prazo: Até a próxima reunião (8/01)
Farão orçamento das camisetas, canecas, etc.
Prazo: Até dia 28/01
Pretendem ter, até Março, canecas e camisetas prontas.
Quem tiver alguma idéia, sugestão, mandar para: petodonto@googlegroups.com
petpsicoufrgs@yahoo.com.br
• COMISSÃO CIENTÍFICA:
Farão levantamento de palestrantes, aceitam sugestões para nome de palestrantes.
E-mail: petsociais@ufrgs.br.
Prazo: Tentarão trazer até o dia 15/01
• COMISSÃO DE SECRETARIA:
Criarão um blog para que fique mais acessível as decisões e prazos decididos em cada reunião, vão coordenar as reuniões, cobrando o cumprimento das tarefas nos prazos determinados, retomarão a ata a cada início de reunião.
• PET COMPUTAÇÃO UFRGS:
Encaminhamento o site o quanto antes! Precisamos dele para a divulgação!
Prazo: Até a próxima reunião (08/01)

Até o dia 15 de janeiro, TODAS as comissões devem enviar para a comissão de finanças o esboço do seu orçamento.